E-Mails sind aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Sie dienen der schnellen Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Kollegen. Doch E-Mails haben ein Sicherheitsproblem: Es ist technisch leicht möglich, den Absender zu fälschen. Kriminelle nutzen das aus, um in fremdem Namen Nachrichten zu verschicken. Die Folge: Phishing, Schadsoftware oder Betrugsversuche. Gerade kleine Unternehmen sind davon betroffen, oft ohne es zu merken.
Ohne Schutzmaßnahmen kann jeder in Ihrem Namen E-Mails versenden. Das führt zu Vertrauensverlust, Datenpannen oder finanziellen Schäden. Hier setzen die Techniken SPF, DKIM und DMARC an – sie sorgen dafür, dass E-Mails wirklich von Ihnen stammen und sicher ankommen.
SPF ist wie eine Absenderliste für Ihre Domain. Sie legen fest, welche Server E-Mails in Ihrem Namen verschicken dürfen. Man kann sich das vorstellen wie eine Fahrerliste für Ihren Firmenwagen: Nur wer eingetragen ist, darf losfahren. Alle anderen bleiben stehen.
Vorteile:
Nachteile:
DKIM versieht jede Ihrer E-Mails mit einer Art digitalem Stempel. Der Empfänger kann so prüfen, ob die Nachricht wirklich von Ihnen kommt und ob sie unterwegs verändert wurde. Es ist ein bisschen wie ein Siegel auf einem Briefumschlag: Wenn es unbeschädigt ist, wurde nichts geöffnet oder manipuliert.
Vorteile:
Nachteile:
DMARC verbindet SPF und DKIM. Es legt fest, was mit E-Mails passiert, die diese Prüfungen nicht bestehen. Etwa: “Ablehnen” oder “In Spam verschieben”. Gleichzeitig erstellt DMARC Berichte, die zeigen, wer versucht, in Ihrem Namen Mails zu versenden. DMARC funktioniert dabei wie ein Türsteher, der genau weiß, wer rein darf und wer nicht – und der auch Buch führt, wer es versucht hat.
Vorteile:
Nachteile:
Wichtig zu wissen: Immer mehr E-Mail-Dienste wie Gmail, Microsoft und andere große Provider verlangen inzwischen SPF, DKIM und DMARC als Voraussetzung, damit E-Mails nicht automatisch im Spam landen oder abgelehnt werden. Ohne diese Standards riskieren Unternehmen, dass ihre legitimen Nachrichten gar nicht erst beim Empfänger ankommen.
Eine kleine Agentur nutzt mehrere Tools zum Versenden von E-Mails. Einige Nachrichten landen im Spam-Ordner der Kunden, andere kommen gar nicht an. Außerdem wird die Domain plötzlich für gefälschte Mails missbraucht. Nach kurzer Recherche wendet sich die Agentur an einen IT-Dienstleister.
Der IT-Partner richtet SPF, DKIM und DMARC ein, passt die Einstellungen der Mail-Server an und überwacht regelmäßig die DMARC Berichte. Seitdem funktioniert die Kommunikation zuverlässig und sicher. Die Kunden erhalten die Mails, und das Vertrauen ist wiederhergestellt.
E-Mail ist einer der wichtigsten Kommunikationskanäle im Unternehmen. Doch ohne Schutz ist sie wie ein unverschlossener Briefkasten, in den jeder etwas einwerfen kann. Mit SPF, DKIM und DMARC bauen Sie ein starkes Fundament für sichere Kommunikation – wie ein Sicherheitskonzept für Ihre digitale Haustür.
Gerade für kleinere Unternehmen lohnt es sich, einen professionellen IT-Partner an der Seite zu haben. Denn die Technik im Hintergrund ist komplex, aber der Schutz für Ihre Marke und Ihre Kundenbeziehungen ist unbezahlbar.
Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre E-Mails gut geschützt sind? Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick darauf werfen. Wir bieten einen unkomplizierten IT-Check speziell für KMUs, EPUs und Selbstständige.
Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung – bevor andere in Ihrem Namen schreiben.
Mehr Tips zur E-Mail Sicherheit finden sich hier: E-Mail Sicherheit im Jahr 2025