Brauchen Sie wirklich noch eigene Server oder reicht auch Microsoft 365?

Wir sind inzwischen an einem Punkt angekommen, an dem wir uns wirklich die folgende Frage stellen sollten: Brauchen wir eigentlich noch eigene Server? Oder können wir unsere IT inzwischen komplett in die Cloud verlagern, zum Beispiel mit Microsoft 365?

Diese Frage ist berechtigt. Denn die Arbeitswelt hat sich gewandelt: Homeoffice, hybride Teams, mobile Geräte und flexible Prozesse sind für viele zur neuen Normalität geworden. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Sicherheit, Verfügbarkeit und Compliance.

In diesem Artikel finden Sie eine klare Orientierungshilfe:
Welche Aufgaben erfüllt ein Server heute noch? Was kann Microsoft 365 bereits abdecken? Welche Kosten, Risiken und Vorteile bringen beide Varianten mit sich? Und worauf sollten Sie achten, wenn Sie umsteigen möchten?

Was ein Server im Unternehmen früher geleistet hat

In vielen Unternehmen war ein eigener Server jahrelang der Dreh- und Angelpunkt der IT. Er übernahm zentrale Aufgaben wie:

• Dateiablage für Dokumente, Projekte, Bilder und Co.
• Benutzerverwaltung über Active Directory (AD)
• E-Mail-Verwaltung mit lokalem Exchange-Server
• Druckserver für Netzwerkintegration der Geräte
• Datenbank- und Branchensoftware im lokalen Netz
• Zugriffsrechte und Gruppenrichtlinien für interne Sicherheit
• Backups auf NAS oder externe Medien

Für viele war das alternativlos. Doch mittlerweile gibt es leistungsfähige, flexible und wirtschaftliche Cloud-Lösungen, die viele dieser Aufgaben ersetzen oder sogar verbessern können.

Was Microsoft 365 heute alles ersetzt

Microsoft 365 ist weit mehr als nur Word, Excel und Outlook. Mit den richtigen Plänen (z. B. Business Premium) bietet es eine vollwertige, moderne IT-Infrastruktur für kleine und mittlere Unternehmen:

• OneDrive und SharePoint ersetzen klassische Fileserver
• Exchange Online löst den lokalen Mailserver ab
• Microsoft Teams ersetzt Telefonanlage, Dateiablage und interne Kommunikation
• Azure Active Directory (Entra ID) ersetzt das lokale AD
• Intune bietet zentrale Geräteverwaltung und Sicherheit
• Autopilot ermöglicht die automatisierte Einrichtung neuer Arbeitsplätze
• Power Automate / Forms / Lists digitalisieren interne Prozesse
• Datenschutz und Sicherheit durch MFA, Conditional Access, DLP u. v. m.

Viele Aufgaben, für die früher Hardware und IT-Personal notwendig waren, können heute effizient aus der Cloud abgebildet werden.

Vergleich: Eigener Server vs. Microsoft 365 (Cloud only)

Wann Microsoft 365 (Cloud only) die bessere Wahl ist

In vielen Fällen ist Microsoft 365 nicht nur ausreichend, sondern sogar die intelligentere Lösung:

• Ihr Unternehmen ist klein bis mittelgroß
• Sie arbeiten ortsunabhängig oder hybrid
• Sie nutzen keine komplexe Spezialsoftware, die nur lokal läuft
• Ihre Mitarbeitenden sollen schnell und sicher auf alle Daten zugreifen können
• Sie wollen nicht selbst Server betreiben oder betreuen lassen

Mit Entra ID, Intune und Autopilot lässt sich sogar die komplette IT-Verwaltung zentral steuern – inklusive Geräte, Richtlinien, Sicherheitsregeln und Nutzerzugängen.

Was man beim Umstieg beachten sollte

Der Wechsel auf eine Cloud-Infrastruktur wie Microsoft 365 sollte gut geplant sein. Folgende Punkte sind wichtig:

1. Datenstruktur prüfen und migrieren: Ordner und Freigaben in SharePoint und OneDrive sauber abbilden
2. Rechte und Zugriffe definieren: Wer darf was, wo, wann?
3. Sicherung der Cloud-Daten: Drittanbieter-Backup für M365 ist sinnvoll (z. B. Veeam)
4. MFA & Conditional Access aktivieren: Absicherung der Zugriffe mit Mehrfaktor-Authentifizierung
5. Intune-Konfiguration planen: Geräte, Updates, Apps und Sicherheit zentral verwalten
6. Autopilot vorbereiten: Neue Geräte automatisiert ausrollen lassen
7. Schulung der Mitarbeitenden: Neue Tools erklären, Awareness schaffen

Was bedeutet es, von der Cloud abhängig zu sein?

Wer voll auf Microsoft 365 setzt, sollte sich bewusst machen: Die gesamte IT-Infrastruktur basiert dann auf der Microsoft Cloud. Das bringt viele Vorteile in Bezug auf Sicherheit, Verfügbarkeit und Wartung. Es bedeutet aber auch eine starke Bindung an einen Anbieter.

Wer Microsoft 365, Azure AD, Exchange Online, SharePoint, Teams, Intune und Autopilot einsetzt, entscheidet sich für eine tief integrierte Plattform. Das ist technisch hocheffizient und komfortabel, macht aber einen Wechsel zu alternativen Systemen komplex und aufwendig.

Wichtig dabei: Es ergibt wenig Sinn, eine auf Unabhängigkeit ausgerichtete IT-Strategie zu verfolgen, aber gleichzeitig auf eine rein Microsoft-basierte On-Premise-Umgebung zu setzen. Auch lokal installierte Microsoft-Systeme bedeuten Bindung. Nur ohne die Flexibilität der Cloud.

Wer echte digitale Souveränität will, braucht ein tiefes Verständnis für die Architekturentscheidungen, transparente Verträge und gegebenenfalls hybride Szenarien mit klarer Exit-Strategie.

Wo liegen die Daten? Wie steht es um Datenschutz und EU-Konformität?

Viele Unternehmen stellen sich die berechtigte Frage: Wo liegen meine Daten – und wer kann darauf zugreifen?

Microsoft hat 2025 in einer offiziellen Ankundigung die "EU Data Boundary" und neue "Sovereign Solutions" vorgestellt. Ziel ist es, europäischen Unternehmen zu ermöglichen, ihre Daten vollständig innerhalb der EU zu verarbeiten und zu speichern, inklusive Support und Administration.

Zusätzlich bietet Microsoft:

• Transparente Kontrollfunktionen für Zugriff und Verwaltung
• Kundenschlüssel (Customer Lockbox / DKE) zur Kontrolle über Datenzugriffe
• DSGVO-Konformität, zertifiziert durch unabhängige Stellen
• Vertragliche Garantien, die regulatorische Anforderungen stützen

Diese Entwicklungen sind ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Souveränität, insbesondere für Organisationen mit sensiblen Daten oder öffentlichem Auftrag.

Wann ein eigener Server (noch) sinnvoll sein kann

In bestimmten Szenarien kann ein lokaler Server weiterhin die bessere Wahl sein:

• Sie haben eine Branchensoftware, die nur lokal betrieben werden kann
• Es bestehen gesetzliche Anforderungen zur lokalen Datenhaltung (z. B. in regulierten Branchen)
• Sie arbeiten mit sehr großen Datenmengen (z. B. Video, CAD) und brauchen hohe Übertragungsraten
• Ihre Internetverbindung ist instabil oder langsam
• Sie wollen aus strategischen Gründen bestimmte Systeme intern betreiben

Auch eine hybride Lösung ist möglich: z. B. lokales Active Directory mit Anbindung an Microsoft 365 und Azure AD.

Fazit

Die Frage lautet nicht mehr: "Cloud oder Server?"

Sondern: "Was bringt deinem Unternehmen den größten Nutzen, bei kalkulierbarem Aufwand und hoher Sicherheit?"

Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist Microsoft 365 heute eine vollwertige Alternative zum eigenen Server. Es ist flexibel, sicher, skalierbar und wirtschaftlich.

Wichtig ist: Die Einführung muss professionell geplant, umgesetzt und betreut werden. Nur dann entfaltet die Cloud ihr volles Potenzial.

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