Die besten Microsoft 365 Lizenzen für KMU: Welche passt wirklich?

 

Exchange Online Plan 1

Auch wenn die Exchange Online P1 Lizenz keine richtige Microsoft 365 Lizenz ist, sollte man sie auf keinen Fall vergessen, da sie auch eine wichtige Lücke füllen kann.

Im Vergleich zu den späteren Lizenzen ist sie sehr einfach erklärt. Sie ermöglicht einem User, nur E-Mails zu verschicken. Keine Office-Apps, keine zusätzlichen Tools. Nur E-Mail. Wenn der User also keine andere Lizenz hat, kann er die E-Mail auch nur über Webmail oder einen anderen E-Mail-Client nutzen.

In manchen Fällen ist das aber auch alles, was man braucht oder will. Mögliche Anwendungsfälle für die Exchange Online P1 Lizenz sind also:

• • Service-Accounts oder Geräte, die E-Mails verschicken. Wenn ein Ticketsystem E-Mails verschicken kann, könnte dieses zum Beispiel mit einem Account versehen werden, der eine Exchange Online P1 Lizenz hat.

• • Externe Mitarbeit, die nur eine E-Mail-Adresse benötigen. Das könnten selbstständige Vertriebsmitarbeiter sein, die ihre eigene Lizenz für Office verwenden, aber über die E-Mail dennoch das Unternehmen vertreten können.

• • Firmen, die keinen eigenen Exchange-Server betreiben wollen, aber kein Interesse an den anderen Möglichkeiten der M365 Cloud haben und Office lieber über Einmalkäufe erwerben, können dies auch mit dieser Lizenz machen.

Allgemein kann man sagen, je weiter fortgeschritten ein Unternehmen im Bereich der Cloud-Nutzung und Modern-Work ist, desto weniger Anwendungsfälle wird es für die Exchange Online P1 Lizenz geben. Dennoch sollte man sie nicht vergessen.

Wichtig ist noch zusagen, sie sollte immer, wenn das Postfach auch zum E-Mail-Empfang dient, mit Defender for Office 365 ergänzt werden, um sich mit dem erweiterten Spamschutz abzusichern. Zu beachten ist außerdem: Shared Mailboxes benötigen nur dann eine eigene Lizenz zum E-Mail-Versand, wenn die Person, die darauf zugreift, selbst über keine mail-fähige Lizenz verfügt.

Microsoft 365 Business Basic

Die Microsoft 365 Business Basic Lizenz ist die erste richtige Microsoft 365 Lizenz. Sie ist die günstigste und hat realistisch betrachtet nur in sehr wenigen Nischenfällen einen wirklichen Nutzen. Was bei allen Business-Lizenzen zu beachten ist, sie sind nur für Unternehmen mit bis zu 300 Mitarbeitern. Befinden sich mehr als 300 Mitarbeiter im Unternehmen und man verwendet Business Lizenzen, auch wenn es technisch eventuell möglich ist, verstößt man dennoch gegen die Terms of Service von Microsoft.

Aber jetzt wieder zur Business Basic Lizenz. Mit ihr ist es möglich, E-Mails zu verschicken, wie mit der Exchange-Lizenz. Weiters bekommt man Zugriff auf die Web- und Mobilversionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Allerdings NICHT auf die Desktop-Anwendungen. Folglich ist die Lizenz für die meisten Büromitarbeiter eher ungeeignet. Da die Web-Anwendungen nicht den gleichen Funktionsumfang wie die Desktop-Varianten bieten. Zusätzlich sind noch Teams, OneDrive mit 1 TB persönlichem Speicher und SharePoint für geteilten Cloud Speicher enthalten.

Nun kann man sich die Frage stellen, für wen diese Lizenz dann überhaupt geeignet ist? Am ehesten noch für Außendienstmitarbeiter, die hauptsächlich auf mobilen Geräten arbeiten, oder externe Mitarbeiter, die auch Zugriff auf Teams bekommen sollen. Man sollte aber bedenken, dass viele wichtige Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen bei dieser Lizenz fehlen. Daher empfiehlt es sich nicht, sie für Unternehmen zu verwenden, die bei ihrer Cloud-Nutzung schon sehr weit fortgeschritten sind und den Großteil ihrer Daten über SharePoint und OneDrive verwalten. In diesen Fällen ist dann womöglich die F3 Lizenz eine Alternative, da bei ihr auch Intune und Entra P1 enthalten sind. Allerdings nur 2 GB Speicher für das E-Mail-Postfach und OneDrive.

Neben diesen üblichen und bekannten Office-Anwendungen bekommt man aber auch Zugriff auf zahlreiche kleinere Hilfsprogramme, die einem aber dennoch einen großen Vorteil an Produktivität bieten können.

Zum einen wäre da Microsoft Bookings. Damit lassen sich Terminplanungsseiten erstellen. Sowohl persönliche als auch Unternehmensweite, welche auch zum direkten Online-Buchen von Dienstleistungen genutzt werden. Sehr nützlich und gerne übersehen.

Mit Microsoft Planner für Office 365 lassen sich Projekte und Teamaufgaben planen und steuern.

To Do für die persönliche Aufgabenverwaltung und Tagesplanung.

Microsoft Forms für Auswertungen oder die Digitalisierung von internen Prozessen.

Dann gibt es noch Microsoft Lists, was im Grunde zwar SharePoint-Listen sind, aber dennoch für eine strukturiertere Datenerfassung und Folgeprozesse wie Automatisierungen genutzt werden können.

Und noch ein paar kleinere Tools sowie auch die Viva-Plattform mit Connections, Engage, Insights Personal und Learning, die einem auch einige Möglichkeiten bieten.

Abschließend sei noch Power Apps und Power Automate zu erwähnen, die einem Unternehmen ausgezeichnete Möglichkeiten bieten, um Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

Man bekommt also Zugriff auf eine Vielzahl an Tools und Möglichkeiten, um einen guten Einblick in die Microsoft 365 Umgebung zu bekommen. Schlussendlich empfiehlt es sich in den meisten Fällen, aufgrund fehlender Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen, eine andere Lizenz zu wählen.

Microsoft 365 Business Standard

Auch wenn der Name es vermuten lässt, so sollte die Microsoft 365 Business Standard Lizenz nicht die erste Wahl für die meisten Unternehmen sein. Der größte Unterschied zur Basic Lizenz ist der Zugriff auf die Office-Desktop-Anwendungen. Zusätzlich bekommt man noch Zugriff auf Clipchamp, ein einfaches Videobearbeitungsprogramm, das einem ermöglicht, einfache Videos im Browser zu bearbeiten. Praktisch für einfache Workflows, wie wenn es um interne Prozesse geht. Aber nicht für die große, professionelle Videobearbeitung gemacht.

Außerdem bekommt man noch Zugriff auf Microsoft Loop. Ein Tool zur Zusammenarbeit in textbasierten Dateien. Ähnliche wie Notion. Und man kann manche Elemente aus Loop auch in anderen Anwendungen einfügen, was nützlich sein kann.

Business Standard ist dann die beste Wahl, wenn ein Unternehmen einfach nur E-Mails über Exchange abwickeln will, und die Mitarbeiter die normalen Office-Anwendungen auf ihren Geräten nutzen sollen. Während die meisten Geschäftsprozesse noch offline oder vor Ort abgewickelt werden. Aber selbst in dieser Situation bietet Business Premium schon solche Vorteile im Bereich der IT-Sicherheit, dass man eher dazu tendieren sollte.

Microsoft 365 Business Premium

Die Business Premium Lizenz ist mit Abstand die umfangreichste Lizenz und auch in den meisten Fällen die beste Microsoft 365 Lizenz für KMU. Sie bietet nicht nur unzählige Möglichkeiten, um die Produktivität in einem Unternehmen zu erhöhen, sondern auch die notwendigen Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen, um das auf einem professionellen Niveau zu tun, welches für jedes Unternehmen Standard sein sollte. Natürlich enthält die Business Premium Lizenz alles, was bereits in Business Standard enthalten war, und noch deutlich mehr.

Wie schon erwähnt, sind die zusätzlichen Sicherheits-Funktionen ein sehr starkes Argument für Business Premium. Selbst wenn man nicht den kompletten Cloud-Weg wählt. Es ist nämlich nicht nur Defender for Office 365 P1 enthalten, wodurch besonders die E-Mail-Sicherheit stark erhöht wird, sondern auch Defender for Business. DFB ist eine vereinfachte Version von Defender for Endpoint speziell für KMU. Dabei enthalten sind zahlreiche nützliche Sicherheits-Funktionen, wie das Vulnerability Management, Endpoint Detection & Response (EDR – ein moderneres und effektiveres Antivirus), Web Content Filtering und noch einiges mehr. Neben diesen Lizenzen ist auch Entra ID P1 enthalten, wodurch man Zugriff auf Conditional Access Policies erhält. Dadurch kann man die Account-Sicherheit nochmals deutlich erhöhen, im Vergleich zu gewöhnlichem MFA. Außerdem ist es damit auch möglich, Entra ID als zentrale Identitätsverwaltung zu nutzen, indem man Geräte darin einbindet, und ist somit nicht mehr an ein lokales Active Directory gebunden.

Der dritte große Baustein ist die enthaltene Intune-Lizenz. In Kombination mit Entra dient es der zentralen Geräteverwaltung. Was aber nicht nur die Verwaltung deutlich vereinfacht, es bietet einem auch viele Möglichkeiten im Bereich der Sicherheit. Mit Konfigurationsrichtlinien können Geräteeinstellungen vordefiniert und fixiert werden. Ähnlich den Gruppenrichtlinien in Active Directory. Es können Compliance-Richtlinien definiert werden, mit Eigenschaften, die ein Gerät erfüllen muss. Apps und Patches können zentral verwaltet werden. Und noch vieles mehr.

Damit lässt sich eine IT-Verwaltung komplett über die Cloud abbilden, ohne auf lokale Server angewiesen zu sein. Nicht nur modern, sondern auch sehr flexibel für das Unternehmen.

Aber selbst das ist nicht alles. Auch im Bereich Datenschutz wird man mit der Business Premium Lizenz unterstützt. Man bekommt die Möglichkeit verschlüsselte E-Mails zu verschicken und man kann auch Datenklassen für die eigenen Daten definieren.

Alles in allem ist es eine ausgezeichnete Wahl für jedes Unternehmen. Zumindest, wenn man die Funktionalitäten auch nutzt.

Honorable Mention: Frontline 3

Die F3 oder Frontline 3 Lizenz haben wir zuvor schon kurz erwähnt. Sie ist eine sehr interessante Alternative zu Business Basic, wenn man Entra und Intune verwendet. Für einen Preis vergleichbar mit Business Basic sind diese bei der F3 Lizenz nämlich schon enthalten. Allerdings mit dem Nachteil, dass für Exchange und OneDrive nur jeweils 2 GB an Speicher zur Verfügung steht. Bei Exchange kann man diesen Nachteil umgehen, in dem man Exchange P1 oder P2 zusätzlich lizenziert. Bei OneDrive ist das nicht möglich. Trotzdem eine sehr interessante Lizenz für bestimmte Mitarbeiter, die weniger Speicher benötigen. Gewisse Außendienstmitarbeiter zum Beispiel.

Fazit – Was sind jetzt die besten Microsoft 365 Lizenzen für KMU?

Die richtige Microsoft 365 Lizenz hängt weniger vom Preis ab, sondern davon, wie Sie arbeiten, wie Sie Ihre Daten ablegen und wie ernst Sie IT-Sicherheit und Geräteverwaltung nehmen. Für die meisten KMU ist Business Premium langfristig die beste Basis und ermöglicht einem ein sicheres und modernes Arbeiten, ohne auf eigene Server angewiesen zu sein.

Wenn Sie noch immer unschlüssig sind, schauen wir es uns am besten gemeinsam an.